Sie haben eine Buchung, aber Ihr Gast antwortet nicht? Damit Sie Ihren Gast vor der Anreise erreichen, sollten Sie zuerst wissen, welche Kontaktwege Ihnen je nach Buchungskanal zur Verfügung stehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste vor der Ankunft kontaktieren, welche Daten bei Airbnb, Booking.com und Holidu sichtbar sind und was Sie tun können, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen.

Gäste über Guest Messaging kontaktieren

Mit dem Feature Guest Messaging von Holidu sehen Sie alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem Ort. Dies gilt unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Guest Messaging ist der schnellste und zuverlässigste Weg, um Gäste vor der Anreise zu erreichen.

So greifen Sie auf Guest Messaging zu:

• Öffnen Sie im Menü Nachrichten → Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen eine bestimmte Buchung und klicken in der Buchungsdetailansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zur Unterhaltung mit diesem Gast.

KI-Assistent: Der KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen, zum Beispiel zum Check-in, zur Ausstattung oder zur Anfahrt. Grundlage sind die Themen, die Sie unter Einstellungen verwalten hinterlegt haben. Nachrichten werden automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprachbarrieren kein Hindernis sind. Sie können jede Unterhaltung jederzeit übernehmen und die Themen des KI-Assistenten jederzeit anpassen.

Kontaktdaten des Gastes je nach Buchungskanal

Guest Messaging funktioniert über alle Buchungskanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle sind zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder persönliche E-Mail-Adresse jedoch unterschiedlich sichtbar:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo bleibt die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes aus Datenschutzgründen bei der jeweiligen Plattform. Die persönliche E-Mail-Adresse wird erst sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Anreiseformular ausfüllt.

Neue Gastgeber: Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind die Kontaktdaten der Gäste bis 2 Tage vor dem Check-in maskiert. Nach dem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen?

Wenn Ihr Gast nicht antwortet, gehen Sie die folgenden Schritte der Reihe nach durch:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang): Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht, sofern Sie die Nummer des Gastes haben.
3. Anruf: Wenn Sie auf WhatsApp keine Antwort erhalten, versuchen Sie einen Anruf.
4. E-Mail: Sofern verfügbar, senden Sie eine Nachfrage per E-Mail.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und knapp. Ein Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier ist [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, sobald Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen Kanal eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular im Help Center an unser Support-Team. Das Team kann die Buchungsdetails überprüfen und bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal Kontakt zum Gast aufnehmen.

Best Practices: Kommunikationslücken vermeiden

1. Nehmen Sie frühzeitig Kontakt über Guest Messaging auf. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine gute Basis und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent übernimmt Rückfragen automatisch.
2. Senden Sie klare Ankunftsinformationen im Voraus. Gäste sollten Check-in-Zeit, Standort und Zugangsdaten kennen. So fügen Sie Ankunftsinformationen hinzu.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Die automatisierten Nachrichten von Guest Connect arbeiten mit Guest Messaging zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent die Unterhaltung fortführen. Erfahren Sie mehr über automatisierte Nachrichten.
4. Aktivieren Sie nach Möglichkeit den Self-Check-in. So vermeiden Sie kurzfristigen Stress, wenn die Kommunikation verzögert ist.
5. Bitten Sie Gäste, die Ankunftszeit 2 bis 3 Tage vorher zu bestätigen. Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Holidu ist nicht verpflichtet, personenbezogene Daten der Gäste in Ihrem Auftrag zu erheben. Wenn Sie diese Angaben für die Meldepflicht benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an den Gast. Unser lokales Sprachsupport-Team ist 7 Tage die Woche für Sie da. Wenn Sie Unterstützung benötigen, nutzen Sie dafür bitte