Leitfaden für Gästenachrichten und FAQ

Was ist die Gästenachrichten-Funktion?

Die Gästenachrichten-Funktion bringt alle Ihre Unterhaltungen mit Gästen an einem Ort zusammen – über alle Ihre Buchungskanäle hinweg – und nutzt einen KI-Assistenten, um häufig gestellte Fragen automatisch zu beantworten. Diese Funktion umfasst drei Hauptkomponenten:

• Einheitlicher Posteingang: Nachrichten von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen an einem zentralen Ort
• KI-Assistent: Beantwortet häufig gestellte Gästefragen automatisch – wie Fragen zu Check-in, WiFi und Wegbeschreibungen – basierend auf dem lokalen Kontext
• Geplante Nachrichten: Check-in-Details, Zugangscodes und Ankunftsinformationen werden automatisch für jede Buchung versendet

Wo finde ich die Gästenachrichten-Funktion?

Die Gästenachrichten-Funktion finden Sie ganz einfach in der Holidu-Webanwendung:

1. Öffnen Sie die Holidu-Webanwendung
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
3. Wählen Sie die entsprechende Option aus: Posteingang, Geplante Nachrichten oder KI-Einstellungen

Der Posteingang: Zentrale Verwaltung aller Gästenachrichten

Wie greife ich auf den Posteingang zu?

Der Posteingang ist die zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Gästenkommunikationen. So greifen Sie darauf zu:

1. Öffnen Sie die Holidu-Webanwendung
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
3. Wählen Sie Posteingang aus

Wie verwende ich den Posteingang?

Der Posteingang funktioniert als zentraler Hub für alle Ihre Gästenachrichten, unabhängig davon, über welchen Buchungskanal die Nachricht kam:

• Nachrichten finden: Suchen Sie den relevanten Gesprächsfaden. Jede Buchung wird als ein einzelner Faden angezeigt, unabhängig vom Kanal (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu oder direkte Buchung)
• Nachrichten senden: Geben Sie Ihre Antwort in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie auf Senden
• Geplante Nachrichten: Automatisch versendete Nachrichten – wie Check-in-Anweisungen und Zugangscodes – werden vom System automatisch versendet und erscheinen ebenfalls im Gesprächsfaden für vollständige Transparenz
• Automatische Übersetzung: Nutzen Sie die automatische Übersetzungsfunktion, indem Sie Ihre Nachricht in Ihrer bevorzugten Sprache verfassen. Sie wird automatisch in der Sprache des Gastes angezeigt, sofern möglich
• Benachrichtigungen: Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – wie bei einer WhatsApp-Nachricht – einschließlich Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet. So wissen Sie immer, was in Ihrem Namen gesagt wurde

Der KI-Assistent: Automatische Beantwortung häufiger Fragen

Was ist der KI-Assistent?

Der KI-Assistent beantwortet automatisch häufig gestellte Gästefragen 24/7, basierend auf dem lokalen Kontext Ihrer Unterkunft. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen und konsistente Antworten zu bieten.

Welche Themen kann der KI-Assistent bearbeiten?

Sie haben die volle Kontrolle darüber, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet. Es gibt 8 verfügbare Themenbereiche:

• Unterkunftsinformationen
• Sehenswürdigkeiten und Tipps vor Ort
• Ankunft des Gastes
• Online-Check-in und Gasteranmeldung
• Probleme mit der Unterkunft und Anleitungen
• Spezielle Anfragen
• Abreise und Checkout
• Rechnungen, Gebühren, Kautionen und lokale Steuern

Wie konfiguriere ich den KI-Assistenten?

Öffnen Sie die Verwaltungseinstellungen (Zahnradsymbol in der Kopfzeile von Nachrichten) und wählen Sie für jedes Thema aus, ob es der KI-Assistent oder Sie selbst bearbeiten sollen. Ihre Wahl gilt für alle Ihre Gespräche – sowohl neue als auch bestehende – und Sie müssen sie nur einmal festlegen. Möchten Sie schneller vorgehen? Nutzen Sie Alle auf KI-Assistent setzen oder Alle auf Host setzen, um alle Einstellungen auf einmal zu ändern.

Kann der KI-Assistent von mir überschrieben werden?

Ja. Wenn Sie selbst auf eine Nachricht antworten, pausiert der KI-Assistent automatisch für diese Antwort, so dass Sie das Gespräch übernehmen können. Zusätzlich können Sie dem KI-Assistenten durch einfache Anweisungen mitteilen, was Sie ändern möchten – zum Beispiel „Stoppe den KI-Assistenten für Unterkunftsprobleme" oder „Schalte den KI-Assistenten überall aus" – und er wird Ihre Einstellungen automatisch aktualisieren.

Geplante Nachrichten: Automatisierte Gästenkommunikation

Was sind geplante Nachrichten?

Geplante Nachrichten werden automatisch für jede Buchung versendet und enthalten wichtige Informationen wie Check-in-Details, Zugangscodes und Ankunftsinformationen. Sie erscheinen ebenfalls in Ihrem Posteingang für vollständige Transparenz.

Wie greife ich auf geplante Nachrichten zu?

Um geplante Nachrichten zu konfigurieren und zu verwalten:

1. Öffnen Sie die Holidu-Webanwendung
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
3. Wählen Sie Geplante Nachrichten aus

Zusammenarbeit: Zugriff für Mitarbeiter aktivieren

Mitarbeiter erhalten nicht automatisch Zugriff auf Gästenachrichten. Um einem Mitarbeiter Zugriff zu gewähren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur spezifischen Unterkunft in Holidu
2. Gehen Sie zum Bereich Mitarbeiter
3. Passen Sie die Zugriffsberechtigung für diese Person an
4. Aktivieren Sie den Zugriff auf Gästengespräche

Bitte beachten Sie: Dieser Schritt muss für jede einzelne Unterkunft separat durchgeführt werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Erste Schritte

Wie greife ich auf den Gästenachrichten-Posteingang zu?

Gehen Sie zum linken Menü im Holidu-Host-Portal und wählen Sie Nachrichten > Posteingang.

Wie greife ich auf geplante Nachrichten zu und konfiguriere sie?

Gehen Sie zum linken Menü im Holidu-Host-Portal und wählen Sie Nachrichten > Geplante Nachrichten.

Ist Gästenachrichten in meinem Konto enthalten?

Ja – die Funktion ist für alle Hosts ohne zusätzliche Kosten enthalten.

Posteingangs-Funktionen

Welche Kanäle werden unterstützt?

Nachrichten von Gästen aus Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen werden unterstützt.

Kann ich Nachrichten für manuelle Kalendersperrungen verschicken?

Nein – Nachrichten sind nur für tatsächliche Buchungen verfügbar.

Erscheint jede Gästenachricht in Holidu?

Alle kanalgestützten Nachrichten werden synchronisiert. Gäste können Sie jedoch weiterhin per E-Mail oder Telefon außerhalb von Holidu kontaktieren.

KI-Assistent

Was macht der KI-Assistent?

Er beantwortet automatisch häufig gestellte Gästefragen 24/7, z. B. Fragen zu Check-in-Informationen und lokalen Empfehlungen – basierend auf dem lokalen Kontext Ihrer Unterkunft.

Kann ich wählen, welche Fragen der KI-Assistent beantwortet?

Ja. Öffnen Sie Verwaltungseinstellungen (Zahnradsymbol in Ihrer Nachrichtenüberschrift) und sehen Sie 8 Themenbereiche – wie Unterkunftsinformationen, Sehenswürdigkeiten, Ankunft, Online-Check-in, Unterkunftsprobleme, spezielle Anfragen, Abreise und Gebühren – und stellen Sie jeden auf KI-Assistent oder Host ein. Ihre Wahl gilt für alle Ihre Gespräche – neue und bestehende – daher müssen Sie sie nur einmal einstellen.

Gibt es Themen, die der KI-Assistent nie bearbeitet?

Ja – Buchungen, Zahlungen und Streitigkeiten, Beschwerden, Sicherheits- und Rechtsfragen sowie Fragen zur Plattform, zum Konto und vor der Buchung werden immer direkt durch Holidu bearbeitet, da diese Holidu-Maßnahmen erfordern. Sie können dies nicht ändern, müssen es aber auch nicht – dadurch werden sensible Angelegenheiten konsistent behandelt.

Was passiert, wenn der KI-Assistent eine Frage zu einem Thema nicht beantworten kann, das ich ihm zugewiesen habe?

Der Assistent übergibt das Gespräch automatisch an Sie, so dass nichts stecken bleibt.

Kann ich meine Einstellungen durch ein Gespräch mit dem KI-Assistenten ändern?

Ja. Sagen Sie ihm einfach, was Sie möchten – zum Beispiel „Stoppe den KI-Assistenten für Unterkunftsprobleme" oder „Schalte den KI-Assistenten überall aus" – und er wird Ihre Einstellungen aktualisieren und bestätigen, was sich geändert hat.

Benachrichtigungen

Wie werde ich über neue Nachrichten benachrichtigt, einschließlich derjenigen, die der KI-Assistent versendet?

Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – wie bei einer WhatsApp-Nachricht – einschließlich Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet. Dies ersetzt die alte Benachrichtigung über ungelesene Nachrichten in Batches, so dass Sie immer wissen, was in Ihrem Namen gesagt wurde, und jederzeit eingreifen können.

Zusammenarbeit und Zugriff

Können mehrere Personen Gästenachrichten verwenden?

Ja – Hosts und eingeladene Mitarbeiter können auf denselben Posteingang zugreifen.

Wie füge ich Mitarbeiter hinzu oder entferne sie?

Mitarbeiter werden in Ihren Holidu-Kontoeinstellungen verwaltet. Beachten Sie, dass die Berechtigung für jede einzelne Unterkunft separat konfiguriert werden muss.

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