Als Gastgeber können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten, indem Sie jeder Person die passenden Berechtigungen für Ihre Unterkunft zuweisen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Daten die einzelnen Mitarbeitertypen sehen können, welche Aufgaben sie übernehmen dürfen und wie Sie den Zugriff richtig einrichten.
Schnellübersicht: Typische Einsatzszenarien für Mitarbeiter
| Wer benötigt Zugriff? | Empfohlene Einrichtung | Was die Person tun kann |
|---|---|---|
| Reinigungskraft / Haustechnik | Verfügbarkeit einsehen | Sie sehen, wann die Unterkunft belegt oder frei ist. Gästedaten und Preise sind nicht sichtbar. |
| Co-Gastgeber / Assistenz | Verfügbarkeit einsehen + Buchungen einsehen und erstellen | Sie sehen den Kalender und alle Buchungsdetails, einschließlich Gästenamen und Kontaktdaten. |
| Person für Buchungsbenachrichtigungen | Als sekundär markieren | Sie erhalten E-Mail- und Push-Benachrichtigungen zu Buchungen. Sie erhalten dadurch keinen Zugriff auf Daten im System. Benötigt die Person zusätzlich Einsicht, müssen weitere Berechtigungen vergeben werden. |
| Person, die nur Objekteinstellungen verwaltet | Objektkonfiguration | Sie können Objektinformationen, Ausstattung, Fotos und Preise bearbeiten. Buchungen und Kalender sind nicht sichtbar. |
Was ist mit Hausverwaltungen?
Wenn Sie mit einer professionellen Hausverwaltung zusammenarbeiten, empfehlen wir, dass diese ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und ein Mandatsverhältnis für Ihre Unterkunft einrichtet. So erhält die Hausverwaltung einen passenden operativen Zugriff, der speziell auf Immobilienverwaltungsunternehmen ausgelegt ist.
Wenn Sie das PME-Modell nicht nutzen möchten und Ihrer Hausverwaltung lediglich Zugriff als Mitarbeiter geben wollen, können Sie ihr alle Berechtigungen erteilen: Objektkonfiguration + Verfügbarkeit einsehen + Buchungen einsehen und erstellen + Vertrieb und Veröffentlichung.
Damit erhält die Hausverwaltung einen vollständigen operativen Zugriff zur Verwaltung der Unterkunft. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter niemals auf Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) zugreifen können. Nur das PME-Modell ermöglicht es, einer Hausverwaltung Zugriff auf Rechnungen zu gewähren.
Hauptmitarbeiter (Editor)
Der Hauptmitarbeiter hat vollständigen Zugriff auf alle Objektdaten:
- Kalender: Voller Zugriff auf gebuchte, gesperrte und verfügbare Termine, einschließlich Preisdetails
- Buchungen: Vollständige Buchungsinformationen, einschließlich Gästedaten, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
- Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen und Zahlungsinformationen
- Objektkonfiguration: Alle Objekteinstellungen können eingesehen und bearbeitet werden
- Bewertungen: Alle Gästebewertungen
- Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter des Objekts können eingesehen und verwaltet werden
- Benachrichtigungen: Alle Benachrichtigungen per E-Mail und Push
Wichtig: Nur der Hauptmitarbeiter kann auf Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen zugreifen. Dieses Konto ist rechtlich mit der Vereinbarung zum Objekt bei Holidu verknüpft.
Berechtigungen im Überblick und ihre Bedeutung
Beim Hinzufügen eines Mitarbeiters können Sie eine oder mehrere der folgenden Berechtigungen vergeben. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf bestimmte Bereiche.
Objektkonfiguration
Was der Mitarbeiter einsehen und bearbeiten kann:
| Kann einsehen/bearbeiten | Kein Zugriff auf |
|---|---|
| ✅ Objektbeschreibungen und Titel | ❌ Buchungen |
| ✅ Fotos (hochladen, löschen, sortieren) | ❌ Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) |
| ✅ Ausstattung und Annehmlichkeiten | ❌ Vertriebskanäle |
| ✅ Informationen zu Zimmern und Einheiten | ❌ Gästedaten |
| ✅ Preise und saisonale Tarife | ❌ Verwaltung gesperrter Termine |
| ✅ Zusatzgebühren | ❌ Leistungskennzahlen |
| ✅ Anreise- und Check-in-Hinweise | ❌ Mitarbeiterverwaltung |
| ✅ Einrichtung der Kalendersynchronisation (iCal-Import) | ❌ Steuerung der Veröffentlichung |
| ✅ Kalenderexport (iCal) |
Einschränkungen:
- Der Standort ist nur lesbar, wenn das Objekt bereits veröffentlicht ist.
- iCal-Synchronisation und -Export können hier eingerichtet werden. Das Einsehen oder Verwalten gesperrter Termine erfordert jedoch die Berechtigung „Buchungen einsehen und erstellen“.
Buchungen einsehen und erstellen
Was der Mitarbeiter bei Buchungen sehen kann:
| Kann einsehen | Kann durchführen |
|---|---|
| ✅ Vollständige Buchungsdetails | ✅ Manuelle Buchungen erstellen |
| ✅ Name, E-Mail, Telefonnummer und Adresse des Gastes | ✅ Manuelle Buchungen ändern |
| ✅ Vollständige Preisaufschlüsselung | ✅ Buchungen stornieren |
| ✅ Auszahlungsbeträge | ✅ Gästedaten in Buchungen aktualisieren |
| ✅ Provisionsdetails | |
| ✅ Kanalinformationen | |
| ✅ Buchungshistorie und Änderungen |
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