Wichtiger Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Erweiterungsphase und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre Behörde nicht in der Konfiguration finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion (Advanced Check-in) in Ihrem Holidu-Konto automatisiert den Prozess der Gästeregistrierung. Sie ermöglicht es Ihnen, dass Ihre Gäste ein sicheres Online-Formular ausfüllen, in dem sie die erforderlichen Daten angeben. Holidu verwaltet dann die Datenerfassung und -übertragung direkt an die zuständigen lokalen Behörden – ohne manuelle Eingaben in staatliche Systeme.

Warum müssen Sie das tun?

In vielen Ländern (Spanien, Italien, Portugal, Deutschland und andere) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gästeninformationen zu erfassen und diese kurz nach dem Check-in den lokalen Behörden einzureichen. Diese Vorschrift dient der Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze.

Die Nichtbeachtung dieser Regeln kann zu Bußgeldern oder Strafen führen. Ein zuverlässiges System hilft Ihnen, die lokalen Vorschriften mit minimalem Aufwand einzuhalten.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übertragung?

Ihre wichtigsten Vorteile:

• Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• Automatische Übertragung von Gästedaten an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit zur Kontrolle herunterladen können
• Automatische Erinnerungen und Gästkommunikation
• Kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere, datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Gästedaten

Wie richten Sie es ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal und Deutschland und arbeiten daran, Italien in Kürze hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft zu AVS herstellen
Italien	Alloggiati Web	Gäste-Check-in-Funktion in Italien Statistische Meldung in Italien

Sobald Sie Ihre Anmeldedaten haben, folgen Sie diesem Artikel, um Ihre Online-Check-in-Funktion einzurichten.

Was tun, wenn Ihre Verbindung nicht mehr funktioniert?

Wenn die Datenübertragung fehlschlägt oder Ihre Behördenzugangsdaten abgelaufen sind, müssen Sie diese manuell in Holidu aktualisieren. Überprüfen Sie regelmäßig den Verbindungsstatus im Bereich "Konto". Abgelaufene Passwörter können zu fehlgeschlagenen Datenübertragungen führen.

Wie Sie Holidu mit Ihrem Ricestat-Konto verbinden

Wenn Sie Ricestat verwenden, kann dieses direkt mit Ihrer Online-Check-in-Konfiguration verbunden werden, um die Datensynchronisation zu optimieren. Wenden Sie sich an den Support von Holidu für detaillierte Anweisungen zur Integration mit Ihrem Ricestat-Konto.

Fehlerbehebung: Falsche Anmeldedaten für Ricestat

Wenn Sie Fehlermeldungen zu ungültigen Ricestat-Anmeldedaten erhalten, überprüfen Sie folgende Punkte:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Anmeldedaten für Ricestat aktuell und korrekt sind
• Überprüfen Sie, ob Ihr Ricestat-Konto aktiv ist und keine Sperren aufweist
• Aktualisieren Sie die Anmeldedaten in Holidu, wenn Sie diese geändert haben
• Kontaktieren Sie den Support, wenn die Fehler weiterhin bestehen

Wie funktioniert es für Ihre Gäste?

Nach Abschluss der Einrichtung können Ihre Gäste Folgendes erwarten:

1. Nach der Buchung erhalten Ihre Gäste eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt die Daten für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscanning (Pass oder Personalausweis). Dies muss für alle Mitreisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher eingereicht und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Wenn er weiterhin nicht mitarbeitet, können Sie die Daten in seinem Namen eingeben.

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gästedaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie kann ich mein Gästebuch herunterladen?

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihr digitales Gästebuch herunterzuladen:

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch herunterladen möchten, auf "Details".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Gesetz verlangt von Gastgebern, alle Gäste bei den lokalen Behörden anzumelden. Dieses Tool automatisiert den Prozess, unterstützt die Einhaltung von Gesetzen und spart Ihnen Zeit.

Mit welchen Behörden kann ich mich verbinden?

Das hängt von Ihrer Region ab – verbinden Sie sich mit der spezifischen Behörde für Ihr Land und Ihre Region.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen verwenden?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästedaten aus früheren Buchungen senden?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Buchungen, die vor der Aktivierung der Polizeiverbindung getätigt wurden, sind nicht erfasst. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer Behörde registrieren.

Welche Gästedaten werden erfasst und übermittelt?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/-nummer usw.). Nur minimale erforderliche Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gästedaten?

Wir zeigen nur die Namen und das Alter der Gäste an, was die erforderlichen Informationen für das Gästebuch sind. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweisfummern an.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen angeben und die Buchung dann stornieren?

Wenn der Gast seine Buchung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten angeben?

Wir senden keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch für jede Buchung sehen, ob Gäste ihre Daten angegeben haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Personalausweis und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss vermerkt werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten eine automatische Erinnerung 5 Tage vor der Ankunft. Wenn es immer noch unvollständig ist, können Sie entweder:

• Das Formular in Anwesenheit des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut senden

Die Daten müssen vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag eingereicht werden, um von der automatisierten Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt vom Bildschirm der Buchungsdetails. Sie können auch seinen Ausweiskopieren oder Daten manuell während des Check-ins eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?